เลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงาน ต้องดูอะไรนอกจากราคา?

เวลาต้องซื้อเครื่องถ่ายเอกสารใหม่ เชื่อว่าฝ่ายจัดซื้อหรือเจ้าของธุรกิจ SME เองก็มักจะเริ่มจากการเปรียบเทียบราคา และเลือกเครื่องจากความเร็วในการพิมพ์เป็นหลัก

ซึ่งจริง ๆ แล้ว ราคาเครื่องเป็นแค่ยอดภูเขาน้ำแข็งเท่านั้น เพราะเครื่องที่ราคาถูกเกินไปอาจตามมาด้วยต้นทุนแฝงเพียบ ทั้งค่าผงหมึกราคาแพง ซ่อมจุกจิก หรือทำงานช้าจนเสียเวลา วันนี้เราเลยมีเช็กลิสต์ง่าย ๆ มาฝากกันว่า ก่อนจะควักเงินซื้อเครื่องถ่ายเอกสารสักเครื่อง เราควรพิจารณาอะไรบ้างเพื่อให้ได้ของที่คุ้มค่าและตรงกับการใช้งานจริง ๆ

1. เลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะกับปริมาณงานและจำนวนผู้ใช้งาน

ควรสำรวจข้อมูลการใช้งานจริงภายในออฟฟิศก่อนเป็นอันดับแรก เพราะเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละซีรีส์ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับภาระงาน (Duty Cycle) ที่แตกต่างกัน โดยมีสิ่งที่ควรเตรียมข้อมูลไว้ก่อนสำหรับสอบถามผู้จำหน่าย ดังนี้

• ปริมาณงานพิมพ์ต่อเดือน: ประเมินว่าออฟฟิศของเราพิมพ์หรือถ่ายเอกสารประมาณกี่รีม หรือกี่พันแผ่นต่อเดือน
• จำนวนผู้ใช้งานรวม: มีพนักงานที่ต้องเชื่อมต่อใช้งานเครื่องนี้ร่วมกันกี่คน
• ช่วงเวลาที่งานหนาแน่น (Peak Hours): เช่น ทุกสิ้นเดือนต้องพิมพ์ใบแจ้งหนี้พร้อมกัน 2,000 แผ่นภายในครึ่งวัน หรือช่วงเช้าก่อนประชุมที่มีคนมารอใช้งานพร้อมกัน

ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญแนะนำความเร็วการพิมพ์และขนาดโครงสร้างเครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะสมได้ตรงจุด

2. เช็กความต้องการพิมพ์สี ขาวดำ และขนาดกระดาษที่ใช้

ถัดมาคือการสำรวจประเภทเอกสารที่แผนกต่าง ๆ ต้องใช้งานเป็นประจำ เพื่อกำหนดสเปกเบื้องต้นก่อนนำไปเปรียบเทียบราคา

• เน้นงานพิมพ์สีหรือขาวดำ เช่น เอกสารบัญชี สัญญา รายงานภายใน หรือใบเสนอราคา การเลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารระบบขาวดำจะช่วยประหยัดงบค่าหมึกได้มหาศาล แต่หากต้องพิมพ์เอกสารนำเสนอ พรีเซนเทชันให้ลูกค้า หรือโบรชัวร์สินค้าเป็นประจำ เครื่องถ่ายเอกสารสีก็จะตอบโจทย์มากกว่า
• ขนาดกระดาษที่ใช้งาน ใช้เพียงกระดาษ A4 หรือจำเป็นต้องรองรับกระดาษไซส์ใหญ่อย่าง A3, B4 หรือกระดาษการ์ดความหนาพิเศษด้วยหรือไม่
• ระบบพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ (Duplex) ฟังก์ชันนี้จำเป็นมากสำหรับออฟฟิศยุคใหม่ เพราะช่วยประหยัดกระดาษลงได้ถึง 50% และลดเวลาในการกลับหน้ากระดาษด้วยมือไปได้มาก

3. พิจารณาฟังก์ชันที่มากกว่า Copy และ Print ให้ตรงกับงานจริง

• Network Print & Mobile Print: การเชื่อมต่อผ่านสาย LAN, Wi-Fi และสั่งพิมพ์งานตรงจากสมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ต
• Scan to Email / Scan to Folder / Scan to USB: การแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ PDF แล้วส่งเข้าอีเมล หรือเซฟตรงลงเครื่องเซิร์ฟเวอร์/Cloud ของบริษัททันที
• ADF (Automatic Document Feeder): ถาดป้อนเอกสารอัตโนมัติ ช่วยให้สแกนหรือถ่ายเอกสารหลายสิบหน้าได้ในครั้งเดียวโดยไม่ต้องเปิดฝาสแกนทีละแผ่น

ก่อนตัดสินใจว่าฟังก์ชันใดจำเป็นสำหรับสำนักงาน ลองศึกษาเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน เพื่อใช้ประกอบการเลือกเครื่องให้เหมาะกับงาน ทั้งการถ่ายสำเนา พิมพ์ และจัดการเอกสารในรูปแบบดิจิทัล เพื่อให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ที่คุณเลือกลงทุนจะช่วยยกระดับความคล่องตัวให้คนในออฟฟิศได้จริง ๆ

4. ตรวจสอบพื้นที่ติดตั้งและระบบเชื่อมต่อในสำนักงาน

เรื่องเล็ก ๆ ที่หลายออฟฟิศมักมองข้ามจนเกิดปัญหาในวันจัดส่ง คือเรื่อง สถานที่จัดวาง เพราะเครื่องถ่ายเอกสารขนาดกลางถึงใหญ่ต้องการพื้นที่และการเตรียมความพร้อมมากกว่าที่คิด เราจึงควรสอบถามเรื่องต่าง ๆ ดังนี้

• ขนาดตัวเครื่องและระยะเผื่อ มีพื้นที่พอสำหรับเปิดถาดกระดาษด้านข้าง ฝาครอบบน และพื้นที่ให้ช่างยืนซ่อมบำรุงหรือไม่
• ระบบไฟฟ้าและปลั๊กไฟ เครื่องถ่ายเอกสารใช้พลังงานสูง ควรมีปลั๊กไฟเต้ารับแยกต่างหาก และอยู่ในจุดที่มีอากาศถ่ายเทได้ดี ไม่โดนแสงแดดส่องโดยตรง
• ระบบเครือข่ายและการตั้งค่า เช็กความพร้อมของจุดเสียบสาย LAN และสอบถามขอบเขตบริการจากผู้ขายว่า รวมบริการลงไดรเวอร์และตั้งค่าระบบ Network ให้กับคอมพิวเตอร์ของพนักงานกี่เครื่อง

5. เปรียบเทียบเครื่องถ่ายเอกสารมือหนึ่งกับมือสองก่อนตัดสินใจ

สำหรับองค์กรที่ต้องการบริหารงบประมาณอย่างคุ้มค่า การเปรียบเทียบระหว่างเครื่องใหม่และเครื่องมือสองสภาพดี เป็นทางเลือกที่น่าสนใจมาก

• เครื่องใหม่มือหนึ่ง ข้อดีคือความสดใหม่ มีเทคโนโลยีล่าสุด และการรับประกันจากศูนย์บริการ แต่ต้องแลกมาด้วยงบประมาณลงทุนเริ่มต้นที่สูงกว่า
• เครื่องถ่ายเอกสารมือสอง ในงบประมาณที่เท่ากัน คุณจะได้เครื่องสเปกใหญ่ระดับองค์กร (Console) ที่มีความเร็วการพิมพ์สูงกว่า โครงสร้างอึดทนทาน และจุถาดกระดาษได้มากกว่า โดยเลือกพิจารณาจากประวัติการบำรุงรักษา ยอดมิเตอร์การใช้งานสะสม และเงื่อนไขการรับประกัน

หากคุณต้องการเซฟงบประมาณเริ่มต้นเพื่อเอาเงินไปหมุนเวียนในธุรกิจ การเลือกลงทุนกับเครื่องถ่ายเอกสารมือสองนำเข้าที่ผ่านการตรวจเช็กและรีคอนดิชันอย่างได้มาตรฐาน ก็เป็นทางเลือกที่คุ้มทุนไวและตอบโจทย์ธุรกิจ SME ได้เป็นอย่างดี

6. คำนวณค่าใช้จ่ายระยะยาว ทั้งผงหมึก อะไหล่ และค่าบำรุงรักษา

ราคาเครื่องถ่ายเอกสารเป็นเพียงแค่ค่าใช้จ่ายก้อนแรก เพราะต่อจากนี้ยังมีต้นทุนการใช้งานหมุนเวียน (Total Cost of Ownership) ที่จะอยู่คู่ออฟฟิศไปอีกหลายปี เราจึกต้องขอรายละเอียดเหล่านี้จากผู้ขายเพื่อนำมาคำนวณด้วย ไม่ว่าจะเป็น

• ราคาผงหมึก (Toner) และปริมาณการพิมพ์ต่อตลับ คำนวณออกมาเป็นต้นทุนต่อแผ่นว่าตกแผ่นละกี่สตางค์
• ราคาอะไหล่สิ้นเปลือง เช่น ชุดดรัม (Drum Unit) ชุดความร้อน (Fuser Unit) หรือลูกยางดึงกระดาษ ว่ามีอายุการใช้งานกี่แผ่นและราคาเปลี่ยนเท่าไหร่
• เงื่อนไขสัญญาบริการ เช่น มีค่าธรรมเนียมรายปี ค่าบริการช่างต่อครั้ง หรือค่าจัดส่งและติดตั้งรวมอยู่ในราคาเครื่องแล้วหรือยัง

7. เลือกผู้จำหน่ายที่มีเงื่อนไขรับประกันและบริการหลังการขายชัดเจน

ปัจจัยที่สำคัญไม่แพ้สเปกเครื่องเลยก็คือการเลือกผู้จำหน่ายที่พึ่งพาได้ เพราะเครื่องถ่ายเอกสารต้องการการดูแลรักษาอย่างต่อเนื่องตลอดอายุการใช้งาน เราจึงควรตรวจสอบก่อนว่า

• ระยะเวลาประกันครอบคลุมส่วนใดบ้าง มีข้อยกเว้นเรื่องอะไหล่สิ้นเปลืองหรือไม่
• หากเครื่องมีปัญหา ทีมช่างสามารถเข้ามาดูแลถึงออฟฟิศภายในกี่ชั่วโมง (SLA)
• มีคลังอะไหล่แท้และผงหมึกซัพพอร์ตพร้อมส่งทันทีหรือไม่

การเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารให้คุ้มค่า จึงเริ่มต้นจากการเตรียมข้อมูลปริมาณงานพิมพ์ จำนวนผู้ใช้ ฟังก์ชันที่ต้องการ และงบประมาณในใจให้พร้อม เพื่อนำไปปรึกษากับผู้จำหน่ายที่มีความเชี่ยวชาญและจริงใจ

หากออฟฟิศของคุณกำลังเตรียมจัดซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร และต้องการคำแนะนำในการประเมินสเปกที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นเครื่องใหม่ หรือเครื่องมือสองนำเข้าคุณภาพสูง ตลอดจนอะไหล่และผงหมึกเกรดพรีเมียม สามารถปรึกษา B Four OA ได้เลย พวกเราพร้อมนำประสบการณ์และความเชี่ยวชาญมาช่วยคุณเลือกสรรโซลูชันงานพิมพ์ที่คุ้มค่า ตรงจุด และสบายใจที่สุด