6 วิธีจัดโต๊ะทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เหมือน e-Document
6 วิธีจัดโต๊ะทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เหมือน e-Document
ทุกวันนี้หนังสือจิตวิทยาหลายเล่มได้ตีพิมพ์บทความที่เกี่ยวข้องกับการจัดบ้านหรือจัดห้องออกมามากมาย เพราะมีข้อดีที่ไม่ใช่แค่ช่วยให้เราผ่อนคลาย มีที่พักที่สะอาดตามากขึ้น แต่ยังช่วยจัดระเบียบความคิดของเราให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น ช่วยให้เราใช้ชีวิตในแต่ละวันได้อย่างมีสติและทำงานได้อย่างมีระเบียบแบบแผน นอกจากนี้ความสามารถในการจัดระเบียบยังสื่อถึงประสิทธิภาพในการทำงานและความสามารถในการค้นคว้าหาข้อมูลด้วย เราอยากให้คุณลองคิดตามว่าบนโต๊ะทำงานของคุณนั้นสะอาดหรือยัง? เอกสารถูกจัดวางอย่างเป็นระเบียบหรือไม่? หน้า Desktop มีไฟล์รกเต็มไปหมดหรือเปล่า? ถ้าหากโต๊ะทำงานของคุณมีสภาพเป็นแบบนี้แล้วล่ะก็ เราขอให้คุณเริ่มทำการจัดโต๊ะทำงานตั้งแต่ตอนนี้เลย
เพราะคนที่โต๊ะทำงานไม่สะอาด และเอกสารไม่เป็นระเบียบ รวมถึงบนหน้า Desktop มีไฟล์ต่าง ๆ วางอยู่ปนกันมั่วไปหมด คนประเภทนี้มีแนวโน้มว่าจะทำเอกสาร ใบเสร็จหรือเอกสารธุรกิจการค้าสูญหายอยู่บ่อย ๆ และมักประสบปัญหาหาแฟ้มเอกสารไม่เจอ ไม่รู้ว่าอยู่ตรงไหน หนักเข้าก็อาจทำให้การทำงานผิดพลาด คีย์ข้อมูลพลาดได้
ในทางตรงกันข้ามคนที่มีโต๊ะทำงานสะอาด มีการจัดระเบียบถาดเอกสารเป็นอย่างดี จัดกลุ่มไฟล์กับเอกสารบนคอมพิวเตอร์อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย คนประเภทนี้มักรู้จักการจัดระเบียบตัวเองแม้กระทั่งวิธีคิดและวิธีการค้นหาข้อมูลต่าง ๆ และมักใส่ใจในรายละเอียดของงานแต่ละชิ้นอยู่สม่ำเสมอ ทำให้ผลงานที่ทำออกมาเรียบร้อย มีรายละเอียดครบถ้วน
กลุ่มคนประเภทนี้มักจะมีสิ่งที่คล้ายคลึงกันอยู่อย่างหนึ่งก็คือ “ความสามารถในการจัดการและการรวบรวมข้อมูล” เพราะคนที่มีความสามารถในการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ สูงมักจะมีความสามารถในการค้นหาข้อมูลสูงเช่นกัน นอกจากการทำงานที่รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงแล้ว ความสามารถดังกล่าวนี้ยังส่งผลต่อเพื่อนร่วมงานอีกด้วย ไม่ว่าจะค้นหาเอกสารหรือไฟล์คนอื่นก็สามารถค้นหาได้สะดวกรวดเร็ว หรือหากเกิดข้อสงสัยอะไรก็สามารถหาคำตอบได้โดยทันที
ในวันนี้เราจะขอแนะนำ 6 ขั้นตอนจัดระเบียบโต๊ะทํางานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- ให้ความสำคัญกับความเป็นระเบียบ
ข้อนี้อาจจะว่าง่ายก็ง่ายหรือจะว่ายากก็ยาก เพราะต้องเริ่มต้นตั้งแต่การปรับ Mindset ของเราก่อน จากผลการสำรวจของเว็บไซต์ Brother กล่าวว่า 41% ของคนที่มีโต๊ะทำงานสะอาดและเป็นระเบียบ จะทำให้พนักงานมี Productivity เพิ่มขึ้น ในขณะที่อีก 20% กล่าวว่าโต๊ะทำงานของเพื่อนร่วมงานที่รกเกินกว่าจะทำงานได้ย่อมส่งผลด้านลบต่อการทำงานให้สำเร็จลุล่วงกับพวกเขา และจากผลการสำรวจนี้จึงเป็นข้อสรุปได้ว่าหากคุณอยากทำงานให้สำเร็จโดยที่ไม่ส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมงานและตัวเองควรเริ่มจัดระเบียบโต๊ะทำงานได้แล้วตั้งแต่ตอนนี้
- โต๊ะใคร ใครก็รัก ใส่ความเป็นตัวเองเข้าไปสักนิด
เพราะโต๊ะทำงานและสิ่งของต่าง ๆ เป็นเสมือนสิ่งแสดงตัวตนของเจ้าของโต๊ะ ดังนั้นการจัดโต๊ะให้มีสไตล์เป็นของตัวเองจะสามารถแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของแต่ละคนออกมาได้ไม่เหมือนกัน นอกจากนี้การจัดโต๊ะให้เป็นสไตล์ของตัวเอง ยังส่งผลถึงสภาพจิตใจในการทำงานด้วย เพราะจะช่วยให้เราโฟกัสกับงานตรงหน้ามากขึ้น ไม่ว่อกแว่กกับสิ่งที่เกิดขึ้นรอบตัว มีมุมให้เราพักสายตา สร้างความผ่อนคลายให้กับเราเมื่อไหร่ก็ได้
- ต้นไม้เขียวขจี มีดีมากกว่าที่คิด
จากผลการวิจัยกล่าวว่าคลื่นความถี่ของสีเขียวช่วยให้เราผ่อนคลายสบายตามากขึ้นหลังจากที่เราทำงานอย่างเหนื่อยล้ามาทั้งวัน และยังช่วยสร้างออกซิเจนลดระดับความเครียดในร่างกายของเราได้ดี เพราะการมีพื้นที่สีเขียวในออฟฟิศ หรือบริเวณที่ทำงานจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากถึง 15% ยิ่งไปกว่านั้นหากอยากเพิ่มพื้นที่สีเขียวบนโต๊ะทำงานของคุณก็ไม่ควรเลือกต้นไม้หรือกระถางไม้ใหญ่เกินไปจนเกะกะสายตา อย่าปลูกต้นไม้ที่ต้องการเอาใจใส่สูง เลี้ยงยาก เพราะบอกได้เลยว่ามันจะทำให้คุณเสียเวลาทำงานไปกับการดูแลต้นไม้มาก
- “ความเงียบ” เพื่อนรักเวลาทำงาน
งานทุกตำแหน่ง ต่างก็ต้องการความสงบและความเงียบในการคิดผลงานออกมา แต่ในความเป็นจริงแล้วหลาย ๆ ออฟฟิศกลับต้องเผชิญกับความวุ่นวายที่เกิดขึ้นรอบตัว อย่างการพูดคุยข้ามแผนก การเดินเข้าออกของพนักงานหรือลูกค้า การฮัมเพลงหรือฟังเพลงที่ดังจนรบกวนเพื่อนร่วมงาน ทำให้ไม่สามารถโฟกัสกับงานที่อยู่ตรงหน้าได้ วิธีแก้สิ่งรบกวนเหล่านี้คือการหาพื้นที่ที่สงบให้ตัวเอง อย่างการทำงานในช่วงเวลาที่ไม่มีคนพลุกพล่าน หรือการใส่หูฟังฟังเพลงเบา ๆ ระหว่างทำงานก็จะช่วยเพิ่มความสงบส่วนตัวได้มากยิ่งขึ้น
- พักผ่อนเป็นนิตย์ แล้วชีวิตจะสุขใจ
เมื่อทำงานเป็นเวลานานคุณก็จะเริ่มรู้สึกมีอาการเหนื่อยล้า เคืองตา ปวดหัวอยู่เล็กน้อยนั่นคือสัญญาณบ่งบอกว่าคุณควรพักได้แล้ว อ้างอิงคำแนะนำจากสถาบัน Canadian Association of Optometrist องค์กรด้านสายตาแห่งชาติประเทศแคนาดาได้แนะนำกฎ 20-20-20 คือ ทุก ๆ 20 นาที ให้พักเบรกเป็นเวลา 20 วินาที และเบนสายตาไปพักบนสิ่งที่ไกลออกไป 20 ฟุต จะช่วยลดอาการตาล้าลงได้
นอกจากนี้บริษัทต่างชาติหลายแห่งยังได้ส่งเสริมให้พนักงานงีบหลับตอนกลางวันมากขึ้น เพราะมีผลการวิจัยยืนยันแล้วว่าการงีบหลับตอนกลางวันจะช่วยบูสต์สมองให้แจ่มใส ความจำดี สมองปลอดโปร่ง และยังช่วยเพิ่มระดับการตัดสินใจได้ดีขึ้น ฉะนั้นพยายามเคลียร์โต๊ะให้ว่าง หรี่ไฟบนโต๊ะให้สลัวลงถ้าทำได้ เตรียมหมอนและผ้าห่มเอาไว้พร้อมผ้าปิดตาและที่อุดหู งีบหลับประมาณ 10 ถึง 30 นาที จะช่วยคุณตื่นขึ้นมาอย่างสดชื่นพร้อมลุยงานได้เต็มที่ยิ่งขึ้น
- ถาดเอกสารมีไว้อย่าให้ขาด
ถาดเอกสารตัวช่วยชั้นดีเมื่อคุณต้องการจัดระเบียบเอกสารบนโต๊ะทำงานของคุณให้เข้าที่เข้าทางยิ่งขึ้น อาจจะแบ่งด้วยการเขียนป้ายเน้นความสำคัญและความเร่งด่วนของชิ้นงานแล้วแปะไว้บนถาดเอกสารแต่ละอัน จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของชิ้นงานแต่ละชิ้นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ประเมิน Workload ที่คุณถืออยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แต่หากคิดว่าการมีถาดเอกสารบนโต๊ะทำงานจะกินพื้นที่การทำงานบนโต๊ะของคุณมากเกินไป ก็ยังมีอีกหนึ่งตัวช่วยที่จะลดปริมาณกองเอกสารบนโต๊ะของคุณ และจัดเก็บได้อย่างมีระบบมากขึ้น นั่นก็คือการใช้งาน e - Document หรือการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้งานเอกสารกระดาษแบบเดิม เพราะคุณสมบัติของ e - Document ที่ไม่ต้องใช้พื้นที่จริง ๆ ในการจัดเก็บ
- เพียงแค่อัปโหลดไฟล์เข้าไปในเซิร์ฟเวอร์หรือระบบคลาวด์ก็ทำการจัดเก็บทันที
- การเข้าถึงเอกสารสามารถทำได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งกว่าแบบกระดาษ เพราะ e - Document จะช่วยให้คุณค้นหาเอกสารเจอได้เพียงไม่กี่คลิก เปิดการค้นหาแบบใช้ Keyword ที่เกี่ยวข้อง สามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ และยังแชร์การเข้าถึงเอกสารให้กับเพื่อนร่วมงานได้ในทันที
- มีความปลอดภัยสูง เพราะองค์กรที่มีจำนวนเอกสารมหาศาล จะต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารขนาดใหญ่และต้องมีระบบการป้องกันข้อมูลรั่วไหลขั้นสูง แต่ในการทำงานระหว่างระบบ DMS กับ e - Document จะถือว่ามีความปลอดภัยสูงเป็นอย่างมาก ด้วยตัวระบบที่เจ้าของเอกสารสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ผ่านการตั้งค่าในระบบ สามารถตรวจสอบการเข้าระบบย้อนหลังของผู้ใช้งานได้ ทำให้รู้ทันทีว่าใครเป็นผู้เข้ามาแก้ไขข้อมูล เอกสารฉบับไหนคือเวอร์ชันล่าสุด
- ลดความเสี่ยงเอกสารชำรุดหรือสูญหาย เนื่องจากเอกสารแบบกระดาษมักหลุดหายระหว่างการขนส่งได้ง่าย และจะเสียหายทันทีเมื่อถูกน้ำ แต่จะไม่เกิดขึ้นกับ e - Document เพราะเมื่อไฟล์ถูกอัปโหลดเข้าระบบแล้วจะอยู่ในระบบตลอดไป ยกเว้นว่าจะมีการกดลบทิ้ง
สิ่งเหล่านี้คือข้อดีของ e-Document ที่จะช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารและจัดระเบียบโต๊ะทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หากสนใจอยากเปลี่ยนเอกสารในองค์กรให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Ditto (Thailand) มีทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการวางระบบจัดการเอกสารและข้อมูลคอยช่วยให้คำปรึกษาและพร้อมวิเคราะห์ปัญหาต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารในองค์กร ทั้งองค์กรขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ เพื่อช่วยออกแบบโครงสร้างระบบให้เหมาะกับการใช้งานจริงของคุณโดยเฉพาะ
https://uppercuz.com/blog/how-to-design-your-workspace-get-more-benefit-copy/
https://sharingcitizen.co/2018/07/27/12-desk-tips-to-increase-productivity/
โพสตอบ
* ต้องล็อกอินก่อนครับ ถึงสามารถเโพสตอบได้