HRIS Software ระบบจัดการบุคลากรครบวงจร เพิ่มประสิทธิภาพงาน HR

เมื่อองค์กรมีจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น การบริหารข้อมูลบุคลากรด้วยเอกสารหรือไฟล์หลายชุดอาจทำให้การทำงานของฝ่าย HR ซับซ้อนมากขึ้น HRIS Software จึงเข้ามามีบทบาทในการจัดการข้อมูลและกระบวนการ HR ให้อยู่ในระบบเดียว ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำงานได้เป็นระบบมากขึ้น ขณะที่ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลบุคลากรไปใช้ประกอบการวางแผนและตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

HRIS Software คือระบบอะไร?

HRIS Software ย่อมาจาก Human Resources Information System เป็นซอฟต์แวร์สำหรับจัดการข้อมูลและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล โดยทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลของพนักงาน ตั้งแต่เริ่มเข้าทำงานจนถึงการเปลี่ยนตำแหน่งหรือสิ้นสุดการทำงาน

ระบบสามารถรองรับข้อมูลหลายประเภท เช่น ประวัติพนักงาน ตำแหน่งงาน แผนก เวลาเข้าออกงาน วันลา เงินเดือน สวัสดิการ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ทั้งนี้รายละเอียดของฟังก์ชันจะแตกต่างกันไปตามแต่ละระบบ

การมีฐานข้อมูลกลางช่วยให้ฝ่าย HR ไม่ต้องรวบรวมข้อมูลจากเอกสารหรือไฟล์หลายแหล่งทุกครั้งที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล ทำให้กระบวนการทำงานมีความต่อเนื่องมากขึ้น

ตั้งแต่รับพนักงานใหม่ HRIS Software ช่วยอะไรได้บ้าง?

การทำงานของ HR เริ่มตั้งแต่การรับบุคลากรเข้ามาในองค์กร หลังจากพนักงานผ่านกระบวนการคัดเลือกแล้ว ข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถนำเข้าสู่ระบบเพื่อสร้าง Employee Profile และจัดเก็บเป็นประวัติพนักงาน

ข้อมูลที่สามารถจัดการได้ เช่น

• ข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลติดต่อ
• ตำแหน่งและแผนก
• วันเริ่มงาน
• ประวัติการทำงาน
• เอกสารประกอบการสมัครงาน
• ข้อมูลค่าตอบแทนและสวัสดิการ

การจัดเก็บข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำ และทำให้ฝ่าย HR สามารถเรียกดูประวัติพนักงานได้สะดวกเมื่อต้องนำข้อมูลไปใช้ในกระบวนการอื่น

จัดการข้อมูลพนักงานให้เป็นระบบเดียว

ข้อมูลพนักงานเป็นส่วนสำคัญที่ฝ่าย HR ต้องใช้งานอยู่เป็นประจำ หากองค์กรยังจัดเก็บข้อมูลผ่านเอกสารหรือ Spreadsheet หลายไฟล์ อาจเกิดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกัน หรือไม่สามารถระบุได้ว่าข้อมูลชุดใดเป็นข้อมูลล่าสุด

HRIS Software ช่วยรวบรวมข้อมูลเหล่านี้เข้าสู่ระบบกลาง โดยสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มเข้าถึงข้อมูลได้ตามหน้าที่ ช่วยให้การจัดการข้อมูลมีระเบียบและลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน

นอกจากนี้ เมื่อพนักงานมีการเปลี่ยนตำแหน่ง แผนก หรือข้อมูลส่วนตัว ฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถอัปเดตข้อมูลในระบบเพื่อให้ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบันมากขึ้น

บริหารเวลาทำงานและการลาได้สะดวกขึ้น

การตรวจสอบเวลาเข้าออกงานและวันลาเป็นงานที่ต้องใช้ข้อมูลจำนวนมาก โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานหลายแผนกหรือมีรูปแบบการทำงานแตกต่างกัน ระบบ HRIS สามารถรวบรวมข้อมูลการทำงานไว้ในระบบและนำไปใช้ประกอบการบริหารบุคลากรได้

พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเวลาและส่งคำขอลาตามขั้นตอนที่องค์กรกำหนด ส่วนผู้บังคับบัญชาสามารถตรวจสอบและอนุมัติรายการต่าง ๆ ผ่านระบบได้ ช่วยลดการใช้เอกสารและลดขั้นตอนการประสานงานระหว่างพนักงานกับฝ่าย HR

เชื่อมโยงข้อมูล HR กับการคำนวณเงินเดือน

ข้อมูลเวลาเข้าออกงาน การลา การทำงานล่วงเวลา และค่าตอบแทน ล้วนมีความเกี่ยวข้องกับกระบวนการ Payroll หากข้อมูลเหล่านี้ถูกจัดเก็บแยกจากกัน ฝ่าย HR อาจต้องใช้เวลาในการรวบรวมและตรวจสอบก่อนประมวลผล

HRIS Software ที่มีระบบ Payroll หรือสามารถเชื่อมต่อกับระบบเงินเดือนได้ จะช่วยส่งต่อข้อมูลระหว่างกระบวนการได้อย่างเป็นระบบ ทำให้การจัดทำเงินเดือนมีข้อมูลประกอบที่ครบถ้วนมากขึ้น และลดงานที่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

อย่างไรก็ตาม การคำนวณเงินเดือนยังจำเป็นต้องตั้งค่าตามกฎ นโยบาย และเงื่อนไขของแต่ละองค์กรอย่างถูกต้อง

Employee Self-Service ลดงานเอกสารของฝ่าย HR

อีกหนึ่งฟังก์ชันที่ช่วยเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของฝ่าย HR คือ Employee Self-Service หรือระบบที่เปิดให้พนักงานดำเนินการบางอย่างด้วยตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องติดต่อฝ่าย HR ทุกเรื่อง

ตัวอย่างการใช้งาน ได้แก่ การตรวจสอบข้อมูลส่วนตัว การยื่นลา การตรวจสอบสิทธิประโยชน์ หรือการดูข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ฟังก์ชันจะขึ้นอยู่กับระบบที่องค์กรเลือกใช้

แนวทางนี้ช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลเร็วขึ้น และช่วยให้ฝ่าย HR ลดภาระจากงานธุรการที่ต้องดำเนินการซ้ำเป็นประจำ

HRIS Software ช่วยให้ผู้บริหารเห็นข้อมูลบุคลากรได้อย่างไร?

นอกจากช่วยงานประจำวันแล้ว ข้อมูลใน HRIS Software ยังสามารถนำไปจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารได้ เช่น จำนวนพนักงานในแต่ละแผนก อัตราการเข้าออกของบุคลากร สถิติการลา หรือข้อมูลโครงสร้างพนักงาน

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของ Workforce และใช้ประกอบการวางแผนด้านบุคลากรได้ เช่น การวางแผนอัตรากำลัง การจัดสรรบุคลากร หรือการประเมินต้นทุนด้านพนักงาน

เมื่อข้อมูลมีความเป็นระบบมากขึ้น การตัดสินใจด้าน HR ก็สามารถอ้างอิงจากข้อมูลจริงแทนการประเมินจากความรู้สึกเพียงอย่างเดียว

ระบบ HRIS ช่วยลดงาน Manual ของฝ่าย HR

งาน HR หลายประเภทต้องทำซ้ำเป็นประจำ เช่น การกรอกข้อมูล การจัดทำเอกสาร การรวบรวมเวลาทำงาน และการจัดทำรายงาน หากยังทำทุกขั้นตอนด้วย Manual อาจทำให้เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลาจำนวนมากกับงานธุรการ

HRIS Software สามารถช่วยลดขั้นตอนดังกล่าวผ่านระบบ Automation ในกระบวนการที่เหมาะสม ทำให้ข้อมูลบางส่วนสามารถส่งต่อระหว่างขั้นตอนได้โดยไม่ต้องกรอกใหม่ทุกครั้ง

เมื่อภาระงาน Routine ลดลง ฝ่าย HR จึงสามารถนำเวลาไปใช้กับงานที่ต้องอาศัยการวิเคราะห์และการทำงานร่วมกับบุคลากรมากขึ้น

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งที่องค์กรไม่ควรมองข้าม

ระบบ HR มีข้อมูลสำคัญจำนวนมาก ตั้งแต่ข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการทำงาน ไปจนถึงข้อมูลค่าตอบแทน ดังนั้น การเลือก HRIS Software จึงควรพิจารณามาตรการด้าน Security ควบคู่กับฟังก์ชันการใช้งาน

องค์กรควรเลือกระบบที่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาท มีระบบ Authentication ที่เหมาะสม รวมถึงมีแนวทาง Backup และ Recovery ข้อมูล เพื่อช่วยลดความเสี่ยงจากการสูญหายหรือการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

เลือก HRIS Software อย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ?

ไม่มีระบบ HRIS ใดที่เหมาะกับทุกองค์กรเหมือนกัน การเลือกจึงควรเริ่มจากการวิเคราะห์ปัญหาและกระบวนการทำงานภายในองค์กรก่อน จากนั้นจึงเปรียบเทียบฟังก์ชันของแต่ละระบบ

ประเด็นที่ควรพิจารณา ได้แก่

• จำนวนพนักงานและจำนวนผู้ใช้งาน
• โครงสร้างและรูปแบบการทำงานขององค์กร
• ฟังก์ชัน HR ที่ต้องการใช้งาน
• การรองรับ Payroll และ Time Attendance
• ความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น
• การกำหนดสิทธิ์และความปลอดภัยของข้อมูล
• ความสามารถในการปรับแต่งระบบ
• การรองรับการขยายตัวขององค์กร
• บริการดูแลและช่วยเหลือหลังการติดตั้ง

การทดลองใช้งานจริงก่อนตัดสินใจยังช่วยให้องค์กรมองเห็นว่าระบบสามารถตอบโจทย์การทำงานของผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มได้มากน้อยเพียงใด

HRIS Software เหมาะกับองค์กรแบบไหน?

HRIS Software สามารถนำมาใช้ได้กับองค์กรหลายขนาด โดยเฉพาะธุรกิจที่มีจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้นและต้องการจัดการข้อมูลบุคลากรอย่างเป็นระบบ

องค์กรขนาดเล็กสามารถใช้ระบบเพื่อสร้างมาตรฐานการจัดเก็บข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น ส่วนองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่สามารถใช้ระบบเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายแผนกหรือหลายสาขา และลดภาระจากกระบวนการที่ต้องทำด้วย Manual

ดังนั้น สิ่งสำคัญไม่ได้อยู่ที่จำนวนพนักงานเพียงอย่างเดียว แต่คือความซับซ้อนของกระบวนการ HR และเป้าหมายที่องค์กรต้องการจากระบบ

เปลี่ยนงาน HR จากงานเอกสารสู่การบริหารด้วยข้อมูล

การนำ HRIS Software มาใช้ไม่ได้หมายถึงเพียงการเปลี่ยนจากเอกสารมาเป็นระบบดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังเป็นการปรับรูปแบบการทำงานของฝ่าย HR ให้สามารถใช้ข้อมูลสนับสนุนการบริหารคนได้มากขึ้น

เมื่อข้อมูลพนักงาน เวลา การลา Payroll และข้อมูลด้านบุคลากรสามารถเชื่อมโยงกัน ฝ่าย HR จะมีข้อมูลสำหรับติดตามสถานการณ์ภายในองค์กรได้รวดเร็วขึ้น และสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์เพื่อวางแผน Workforce ได้อย่างเหมาะสม

สรุป HRIS Software ตัวช่วยจัดการบุคลากรให้เป็นระบบ

HRIS Software เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลตั้งแต่ข้อมูลพนักงาน การรับพนักงานใหม่ การลงเวลา การลา Payroll ไปจนถึงการจัดทำรายงาน โดยช่วยลดงาน Manual และทำให้ข้อมูลจากกระบวนการต่าง ๆ เชื่อมโยงกันมากขึ้น

การเลือกใช้ระบบจึงควรเริ่มจากการสำรวจปัญหาขององค์กรและความต้องการของผู้ใช้งาน ก่อนพิจารณาฟังก์ชัน ความปลอดภัย การเชื่อมต่อ และความสามารถในการรองรับการเติบโต เพื่อให้ HRIS Software เป็นเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและสนับสนุนการบริหารบุคลากรได้อย่างแท้จริง